آموزش کامل نامه نگاری اداری

 

گروه کامپیوتر دانشگاه آزاد در پی گزارشات چندین سازمان و اداره   معتبر^{بانک ملت ، بانک ملی ، تامین اجتماعی ، آموزش و پرورش ...} مبنی بر اینکه دانشجویان تازه استخدام شده مشکل نامه نگاری دارند برای حل این مشکل با توجه به رویکرد های مدیریتی اقدام به آموزش کامل نامه نگاری را در پیش گرفت و این مطلب را انتشار داد . . .

در مورد بیان مطلب:

الف) به مقامات بالاتر: باستحضار می رساند.
ب) به مقامات مساوی: اعلام می گردد.
پ) به مقامات پائین تر: ابلاغ می گردد.

در مورد تقاضای انجام کار یا دستور اجرای کار:

الف) به مقامات بالاتر: استدعا می شود مقرر فرمایند یا استدعا می شود اجازه فرمایند.
ب) به مقامات مساوی: خواهشمند است دستور فرمائید.
پ) به مقامات پائین تر: دستور دهید یا دستور داده می شود.

در مورد توجه و آگاهی:

الف) به مقامات بالاتر: برای استحضار به عرض می رسد.
ب) به مقامات مساوی: برای آگاهی اعلام می گردد.
پ) به مقامات پائین تر: برای اطلاع ابلاغ می گردد.

در مورد رد یا قبول:

الف) به مقامات بالاتر: اقدام گردید یا اقدامی مقدور نیست.
ب) به مقامات مساوی: هماهنگی دارد یا هماهنگی ندارد.
پ) به مقامات پائین تر: تصویب می شود یا تصویب نمی شود.

در مورد پاسخ گوئی یا جواب دادن:

الف) به مقامات بالاتر: گزارش
ب) به مقامات مساوی: نامه.
پ) به مقامات پائین تر: دستور.

در مورد اشاره به پیوست ها:

الف) به مقامات بالاتر: تقدیم می گردد.
ب) به مقامات مساوی: ارسال می گردد.
پ) به مقامات پائین تر: ارسال می گردد.

در حال تکمیل لطفا شکیبا باشید . . . 

اصطلاح های نامه های اداری 

نامه های اداری اصطلاحاتی دارند که برای انتقال سریع و آسان مطالب ، باید معنا و کاربرد آنها را فرا گرفت . مهمترین آنها عبارتند از :

– اقدام مقتضی : مجموعه فرمان هایی است در مورد کارهای خاص ، لازم ، قانونی و ضروری که در حیطه اختیارات مسئول ذیربط قرار دارد .

– اندیکاتور ( نامه نا ) : به دفتری گفته می شود که برای ثبت تمام نامه های وارده و صادره به کار گرفته و بطور معمول در دبیرخانه نگهداری می شود .

– اندیکس ( نمایه ) : در اصطلاح اداری دفتر راهنمایی است که نامه های ثبت شده در دفتر اندیکاتور را بر اساس شماره های مخصوص در آن شماره گذاری می کنند و جستجوی نامه در دفتر اندیکاتور با راهنمایی اندیکس به سادگی صورت می گیرد .

– ایفاد : در نامه های اداری معنای ” ارسال کردن ” می دهد .

– پی نوشت : به مطالبی که در پایین کاغذ و نامه می آید گفته می شود . پی نوشت بطور معمول برای نوشتن دستور اجرا به کار می رود که در حقیقت ” هامش ” نامه است .

– هامش : واژه عربی و به معنای حاشیه و مرز است و در اصطلاح اداری به مطالبی گفته می شود که در حاشیه نامه نوشته می شود .

– پیوست : هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می شود پیوست نام دارد . بطور معمول در قسمت سمت چپ بالای کاغذ نامه ، کلمه پیوست چاپ می گردد . اگر نامه ای دارای پیوست باشد باید روبه روی آن کلمه ی ” دارد ” را اضافه کنیم و یا تعداد برگه های پیوست را بنویسیم .

– رونوشت : عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از نامه اصلی . اگر نامه ای اداری دارای سه رونوشت برای سه جای مختلف باشد ، آن نامه در پنج نسخه تایپ می شود که سه نسخه برای آن سه مقصد مشخص و یک نسخه از رونوشت نیز برای بایگانی قسمت مربوطه در نظر گرفته می شود . یک نسخه هم نامه اصلی است .

– برابر مقررات : اگر دستور دهنده بخواهد مجری دستور ، مقررات مرتبط با موضوعی را اجرا کند ، در پی نوشت نامه از این اصطلاح استفاده می کند .

– پیرو : وقتی نامه ای به جایی و یا برای مسئولی فرستاده می شود اما پاسخی دریافت نمی گردد و یا پس از ارسال نامه مشخص می شود که نیاز به توضیحات بیشتری بوده است در آغاز نامه یا نامه های بعدی از اصطلاح ” پیرو ” استفاده می کنند . مانند : ” پیرو نامه ی شماره ….. ”

– عطف : اگر نویسنده ی نامه بخواهد توجه مخاطب را به نامه یا موضوعی که پیش از آن بیان شده جلب نماید ، این اصطلاح را به کار می برد .

 

برای حفظ هماهنگی ظاهر نامه ها و آسانی بایگانی آنها در پوشه ، بدون آن که کلمات حاشیه در زیر فنر پوشه پنهان بماند ، می بایست فاصله ی حاشیه های نامه را در اولین صفحه قطع بزرگ به شکل زیر رعایت نمود :

– 4 سانتی متر از بالای صفحه تا عنوان

– 2 سانتی متر از عنوان تا اولین سطر

– 5/3 سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر اول

– 5/2 سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم

– 5/1 سانتی متر از سمت چپ حاشیه

– 5/2 سانتی متر حاشیه ی پایین صفحه تا آخرین سطر نامه